De la Gestión Interna a la Eficacia Externa

Es importante definir también la periodicidad de obtención de los datos. Esto nos ayudará a establecer una comparativa entre periodos y valorar si hemos mejorado o no a lo largo del tiempo.

A continuación, hagamos una primera valoración de los resultados obtenidos y analicemos aquellos puntos más críticos y que suponen un consumo mayor y/o desproporcionado de tiempo o coste.

El siguiente paso es la toma de medidas correctivas y de mejora que optimicen estos tiempos. Para poder establecer estas nuevas pautas es necesario dar respuesta, al menos, a las siguientes preguntas: ¿Todo el tiempo interno dedicado está asociado a actividades interesantes para la organización? ¿Por qué dedicamos tanto tiempo/coste a determinados tipos de tareas? ¿El tiempo/coste dedicado justifica los resultados obtenidos?

En base a las conclusiones anteriores y a las medidas adoptadas, estamos listos para dar seguimiento y retomar nuestro ciclo de mejora continua (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). Este ciclo de mejora puede dar lugar, en función del indicador y el análisis obtenido, a la toma de decisiones como puede ser la externalización o internalización de servicios que suponen una alta dedicación/coste para la organización, modificaciones en el organigrama interno, optimización de procesos o redefinición de puestos y perfiles de trabajo.

Concluyamos con una reflexión que nos ayudará a plantear nuestra gestión interna desde otro punto de vista. ¿Cuáles son los puntos en común entre la gestión de un proyecto externo y nuestra actividad interna? Requieren de unos objetivos claros, concretos y medibles; están destinados a un cliente ya sea externo o la propia organización; deben estar liderados por un responsable que vele por el correcto cumplimiento de los objetivos marcados; es necesario definir una serie de tareas con sus correspondientes responsables y plazos; disponen de un presupuesto que debe ser ejecutado, revisado y supervisado; generan información y documentación que debe ser clasificada y almacenada correctamente; requieren de una comunicación externa y/o interna estructurada, y precisan de un seguimiento y valoración cercanos y un control estricto de sus posibles desviaciones.

¿Por qué entonces no planteamos nuestra actividad interna como lo que realmente es? Un proyecto con el cliente más importante, nosotros mismos.

Marta Murias, Responsable Desarrollo Tecnológico e I+D+i Grupo Futuver

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