Reingeniería de Procesos con Conocimiento

La modernización es un término que parece estar de moda, sobre todo cuando se habla de determinadas áreas de instituciones dependientes de gobiernos o administraciones regionales que se han ganado, en algunas ocasiones, una merecida fama de “lentas”, “ineficientes” o “burocratizadas”.

Lo cierto es que no siempre es posible mejorar el funcionamiento de un área al margen de otras, que en apariencia, cumplen con su cometido de manera eficaz. La Causa es que los procesos mediante los que interactúan unas áreas con otras y con la ciudadanía en general no están ajustados al resultado que se espera de ellas.

Sin embargo muchas veces se afrontan proyectos de envergadura que intentan modernizar una institución centrando la mayoría de los esfuerzos en la implantación de sistemas de información que agilicen los procesos, pero sin plantearse una verdadera reingeniería de los mismos. La razón es que no es una tarea sencilla y muchas veces al intentar realizar cambios en los procedimientos existentes se llega casi al mismo punto de partida, ya que cuando se profundiza en el “el funcionamiento de las cosas” se encuentran las causas de muchas de las situaciones que a priori resultan absurdas o innecesarias para la mayoría de los mortales.

Modernizar una institución consiste en diseñar la forma de poner a trabajar a los profesionales que tienen en su mano el conocimiento de cada una de las áreas involucradas para que consigan diseñar una nueva manera de hacer las cosas. Este equipo no puede perder de vista la tradición, los medios disponibles, el nivel de compromiso de las personas que toman decisiones, la posibilidad y cuantía de las inversiones, las expectativas del proyecto y sobre todas las cosas el sentido común.

A las personas que dirigen la reingeniería de procesos de alta complejidad e impacto social suelo llamarles “Ingenieros de Equipos de Conocimiento”. Es una formación muy especializada a la vez que con gran visión de conjunto y que debe ser adquirida en el trabajo de campo. He tenido la suerte de participar con la empresa Futuver en este tipo de proyectos a lo largo de la última década, en el ámbito de los registros de la propiedad en España y varios países de Latinoamérica. Salvando las enormes diferencias que existen entre estos países hay un factor común en todos ellos, la necesidad de poder confiar en las personas que les dirán cómo realizar el cambio.

Gracias a esta confianza y a estos ingenieros del conocimiento se han conseguido muchos proyectos de trascendencia histórica en países como México, donde la tradición del papel está firmemente arraigada y los mecanismos y procesos burocráticos son francamente complejos. El Estado de Tamaulipas, por ejemplo, cuenta hoy con uno de los registros de la propiedad más avanzados y seguros del mundo, a la vez que ha recibido el reconocimiento de sus usuarios a todos los niveles por el logro de tiempos de respuesta y eficacias inimaginables al inicio del proyecto.

En mi opinión se ha abierto la caja de pandora en el ámbito de modernización de los Registros de la Propiedad, es importante que no perdamos la idea de fondo, cambiar las cosas para adaptarnos a las cosas que cambian. Para cambiarlas hay que ser conscientes de que es difícil pero es posible, sólo se necesitan dos cosas: Ganas de hacerlo y Personas que sepan hacerlo.

Natasha Casanovas
Directora Desarrollo Tecnológico
Futuver Grupo