Transformación Digital: La Información al servicio del Registro Público.

Hace 4 años los autores Fred y Osborne realizaban un estudio acerca de puestos de trabajo y la posibilidad de que los mismos fueran sustituidos por un ordenador en el futuro. La conclusión del estudio realizado tras analizar una detallada clasificación de 702 ocupaciones en Estados Unidos es rotunda, elaboraron una lista en función de su probabilidad de ser reemplazadas por "ordenadores" obteniendo que más de un 45% podría ser sustituido por un robot en un futuro no muy lejano.

Otros estudios más recientes predicen que los cambios provocados por la tecnificación, la digitalización y la robotización se perciben como una amenaza más real que nunca.

Nos encontramos ante un gran cambio, emergente, que supone una nueva revolución, que es imparable a pesar de que genera rechazo e incertidumbre en algunos sectores y con ciertos colectivos más conservadores.

Lo que no cabe duda es que al igual que en las anteriores revoluciones industriales, ésta también va a suponer un aumento en productividad, y esto se consigue con el gran avance en la robotización, automatización y digitalización de los procesos y actividades que realizamos diariamente.

En el ámbito Registral no estamos exentos de lo anterior, es más, en muchos casos los retos son mayores si es posible aún, sobre todo derivado del estado de tecnificación preexistente en muchos Registros, ya que hoy en día son muchos los que tienen el “freno de mano” puesto, reniegan de la tecnificación, no aplican tecnologías existentes (y muy útiles) a los procesos registrales, en definitiva, hay una gran resistencia al cambio y una dificultad tremenda para sentar las bases necesarias para esta Nueva Revolución industrial en puertas.

¿Ya pasamos por la Modernización? Una mirada atrás… (o dos)

Dónde quedan aquellos maravillosos años en el que hacer una Inscripción era una hermosa lección de Literatura…. y de caligrafía. Seguramente alguno esté pensando que no hace tanto tiempo de aquello, y que la Modernización de los Registros se lo ha llevado todo, que ya no es lo mismo y que hoy en día nada tiene que ver, que la llamada “Modernización” acabó con el Registro.

Hemos pasado por la introducción de máquinas de escribir, la mecanización, la utilización de los ordenadores, el uso de aplicaciones rudimentarias para guardar información básica, la digitalización de los libros, levantamientos fotográficos y un sinfín de tecnologías que han ido integrándose en la operación registral diaria, para, finalmente, seguir generando papel impreso desde las máquinas y ordenadores utilizados, sin llegar a cuestionarse la idoneidad y eficacia de los procedimientos empleados, y hemos ido creando otros grandes problemas, pero sobre todo islas de información inconexas entre sí incluso dentro de una misma oficina. Esto nos ha llevado a pensar, de manera muy errónea, que un Registro estaba modernizado cuando ya teníamos “fotos de los libros” (mal llamada digitalización), o cuando hacíamos inscripciones en el ordenador (aunque luego las imprimiéramos), o cuando capturamos información de las entradas en una aplicación informática, o cuando utilizamos “firma digital” por el hecho de tener digitalizada la firma manuscrita y esta imagen pegarla en un documento de Word o similar para que salga impresa en el documento del certificado. Como estos, seguro que hay muchos más ejemplos de modernización registral, sin duda aplicaciones prácticas de tecnología que a lo largo del tiempo han permitido evolucionar (y algunas veces involucionar) a los Registros. Sin lugar a dudas cuando se entiende la tecnología a aplicar, cosa que no siempre sucede, y sobre todo es aplicada por profesionales de tecnología que entienden y conocen un Registro por dentro, con experiencia en reingeniería de procesos registrales, el efecto multiplicador en positivo es exponencial.

Consideramos que la Modernización Registral debe ser un proceso de mejora continua, debe formar parte del ADN de un Registro, y tiene que tener ciertas bases hoy en día, que a tenor de las oportunidades que nos brinda la tecnología y las exigencias que la Sociedad nos demanda, nada tiene que ver con los aspectos comentados en los párrafos anteriores, nada tiene que ver con aquella revolución de hace varios siglos cuando se desarrollaron la mayoría de los Registros Modernos que hoy conocemos (con libros hechos a mano y cartulinas con índices de personas), hoy en día debemos dar por hecho que un Registro tiene que ser Electrónico, que debemos dar por superados aquellos retos iniciales de modernización donde se hablaba de digitalización, de informatización, de captura de datos, de impresión de documentos, de almacenamiento de papel, de vinculación de información registral y de muchos otros conceptos de modernización, de los que ya hemos debatido en infinidad de foros, Comités y Congresos Registrales a lo largo de estos últimos 10 años.

Así que no vamos a centrarnos en los problemas, vamos a centrarnos en ‘Que sigue hacia delante’ y de donde tenemos que partir para afrontar la Transformación Digital que viene.

El Registro Electrónico como punto de partida

El reto no es tener un Registro Electrónico, esto es algo básico y esencial para afrontar los retos venideros, el Registro Electrónico es el marco de trabajo desde el cual el Registro podrá afrontar la creciente demanda mundial de información a todos los niveles y desde todos los ámbitos de la sociedad para compartir la información de manera basta, y que terceros puedan hacer usos concretos de la información para mejorar otros procesos, para tomar decisiones políticas, sociales, económicas, para agilizar el tráfico inmobiliario, hacerlo inmediato, y que todo ello cumpla con lo esencial de un sistema registral, ofrecer la pertinente seguridad jurídica.

Para realizar transacciones y tramitaciones en este mundo virtual donde no tenemos nuestras manos o las herramientas que usamos en la vida real, necesitamos de herramientas que emulen lo que antes hacíamos físicamente. Algunas de esas herramientas virtuales las percibimos más fácilmente, como el correo electrónico, hojas de cálculo o procesadores de textos. Sin embargo, otras son menos visibles o están alejadas de nuestro contacto diario a través de Smartphone, Tablet o computadoras, pero no por ello son menos importantes: códigos de programación, aplicaciones, servidores, redes de comunicación… La firma electrónica puede encontrarse en esta última categoría.

Sobre estas herramientas existe una confianza social en que están técnicamente muy avanzadas, están muy probadas y difundidas y se encuentran casi libre de fallos, existiendo además un equipo técnico detrás de cada herramienta que profundiza en la evolución del producto y vigila su uso. Sin embargo, esto no es suficiente cuando debe generarse seguridad jurídica al aplicar estas herramientas al mercado económico, procedimientos administrativos o documentos oficiales: no sólo debe exigirse entonces que la herramienta funcione, sino que además goce del reconocimiento de valor y eficacia jurídica. Inmersos en una etapa del mercado en el que instituciones y empresas demandan que sus actividades sean electrónicas, se hace imprescindible otorgarles el valor jurídico equivalente a las antiguas transacciones en papel.

Es en este contexto en el que la firma electrónica revindica su lugar y se forja como la herramienta más poderosa gracias a sus propias características: integridad del documento, no repudio, autenticidad del firmante o el sellado de tiempo, hacen de la firma electrónica uno de los pilares básicos del Registro Electrónico.

Conjugando el potencial de la firma con un Registro, la firma electrónica se presenta como la parte fundamental técnica que permite darle estabilidad, seguridad y garantías al marco de trabajo sobre el que descansa el Registro Electrónico.

Pero recapitulemos acerca de cómo hemos conseguido un Registro Electrónico. Es importante mencionar que en su momento el reto fue grande, importante, generó muchas dudas, pero los resultados ya están a la vista de todos. El Registro Electrónico se consiguió mediante la aplicación de diferentes técnicas de digitalización, de cambios en las leyes registrales para dar soporte a la firma electrónica (entre otras muchas cosas), de hacer reingeniería de procesos para eficientar la forma de trabajar, de formar y capacitar a las personas durante años, en cómo ser mejores calificadores, en aplicar las leyes vigentes de manera coherente y homogénea, en que se debe capturar la información de manera ordenada, en ser rigurosos en el estudio de los documentos sujetos a registro, en entender que hay que obtener información de otros niveles institucionales, y así construir aplicaciones y modelos registrales más eficientes que los existentes hasta el momento.

Si bien, es indiferente que los documentos que acceden al Registro tengan formato papel o electrónico, así como también que los usuarios del Registro prefieran que la publicidad registral se expida en formato papel o electrónico, la realidad a la que tenemos que acostumbrarnos es que al disponer de un Registro Electrónico lo que tenemos es que potenciar las cualidades que ello nos brinda y aplicar tecnologías nuevas para desarrollar el Registro.

¿Qué nos depara el futuro inmediato?

De manera más conceptual los principales avances tecnológicos a los que se refiere la transformación digital definen características en nuestra vida diaria que nos están impactando y que nos abrumarán en un futuro muy próximo. Algunos de estos son los siguientes:

• Smartphones: El desarrollo del sector de las telecomunicaciones y la posibilidad de disponer de teléfonos inteligentes hace posible que las personas nos llevemos la oficina en la mano, posibilitando acceder mediante aplicaciones instaladas en el teléfono a información, trámites y servicios desde cualquier parte del mundo y durante las 24 horas de cualquier día del año.
• Cloud Computing: Caminamos de una forma imparable hacia un modelo centrado en compartirlo todo, y por supuesto la infraestructura donde se aloja la información, esto nos permite centrarnos en nuestro Registro, y despreocuparnos de lo que no entendemos (y en muchos casos preocuparnos de qué pasa con nuestra información).
• Big Data: Las organizaciones comparten datos más allá de los límites de la propia organización. La capacidad de automatizar, sintetizar y exponer tareas complejas en tiempos reducidos hace que sea posible predecir comportamientos del mercado inmobiliario o ayudar al político a definir políticas públicas que responda a la demanda de la sociedad.
• Los “robots y aplicaciones informáticas” son cada vez más inteligentes y autónomos. Estos trabajarán codo con codo con los humanos. La presentación telemática es un ejemplo, hoy en día se presenta un documento en el Registro sin intervención humana (en la oficina del Registro) en el proceso hasta llegar a la Calificación Registral, y también podría una aplicación decidir si existen las condiciones para emitir de forma automática un certificado registral sin que medie la intervención de una persona en el Registro, y todo esto de manera segura y firmado electrónicamente.
• Internet de las cosas: Utilización de dispositivos con informática integrada que permite que estos se comuniquen e interactúen entre ellos. Conectividad total entre las máquinas y de éstas con internet. En un futuro cercano estaremos desayunando e indicándole a nuestro refrigerador que solicite un certificado de libertad de gravamen…
• Ciberseguridad: tecnologías que garanticen la seguridad, la privacidad y la protección de datos. Comunicaciones fiables y seguras, junto con una identidad sofisticada (Registro Civil Electrónico) y un control de acceso de las máquinas adecuado. La tranquilidad que hay que generar en la sociedad y en las instituciones para que estos avances se consoliden en nuestras vidas cobra una relevancia importante.

Conclusiones

Las oportunidades de aplicaciones prácticas de estas tecnologías y otras muchas que seguirán apareciendo son infinitas, y estas, en complemento con las necesidades de la sociedad de consumir, hacen que el Registro se encuentre a las puertas de una próxima revolución que debe enfrentar con inteligencia, aprovechando toda la experiencia de los errores que en el pasado se han cometido para potenciar las posibilidades de un Registro Electrónico y poder ofrecer servicios de alto valor añadido para la ciudadanía.

Internet ha roto muchas barreras, como se ha podido ver en otros sectores como el taxi o las aerolíneas, y también lo hará en el Registro, asentado sobre sólida base del Registro Electrónico y su piedra angular, la Firma Electrónica Reconocida.

Ahora bien, donde se requiera creatividad, inteligencia emocional, habilidades sociales y una amplia especialización será increíblemente más difícil que una máquina pueda ofrecer el mismo resultado que una PERSONA en el Registro será muy complicado que una máquina pueda decidir sobre criterios registrales y calificaciones, pero sin duda hay muchas oportunidades de mejora que pueden ser aprovechadas utilizando correctamente la tecnología.

Dicen que un ordenador elimina puestos de trabajo, y eso ya está más que comprobado que no es cierto ya que crea tantos puestos de trabajo como elimina; Un ordenador solamente realizará la transformación digital necesaria para poner la información al servicio del Registro.